หน้าเว็บ

วันอังคารที่ 20 กันยายน พ.ศ. 2554

ปัญหาการแทรกเลขหน้าใน MS Word 2010

หลายคนคงเจอปัญหา เกี่ยวกับการใส่เลขหน้าใน MS Word 2010 เช่น
" ไม่อยากใส่เลขหน้าในหน้าแรก "
" อยากใส่เลขหน้าที่เป็นเลขคี่ด้านขวา ใส่เลขหน้าที่เป็นเลขคู่ด้านซ้าย "
" ในเอกสารมีทั้ง คำนำ สารบัญ และเนื้อหา ต้องการใส่เลขหน้าเฉพาะส่วนที่เป็นเนื้อหา ให้เริ่มที่หน้า 1 แต่ไม่ต้องการใส่เลขหน้าในส่วนที่เป็นคำนำ สารบัญ "
อื่นๆ อีกมากมาย

แล้วเราก็จะเห็นการแก้ปัญหาโดยการ
" แยกแต่ละส่วนเป็นคนละไฟล์ "
" พิมพ์เลขหน้าลงไปเอง "
" วาดกรอบสี่เหลี่ยมสีขาวและใช้เส้นสีขาว ปิดทับเลขหน้าที่ไม่ต้องการ "
และอื่นๆ อีกมากมาย เช่นกัน

วันนี้ผมจะมาแนะนำ การใช้งานเมนูเค้าโครงหน้ากระดาษ ในการจัดการกับเลขหน้า

สมมุติโจทย์คือ

1. ใส่เลขหน้าที่เป็นเลขคี่ที่มุมบนด้านขวา 
2. ใส่เลขหน้าที่เป็นเลขคู่ที่มุมบนด้านซ้าย 
3. หน้าที่เป็น ปก คำนำ สารบัญ การขึ้นบทใหม่ บรรณานุกรม และ ภาคผนวก ไม่ต้องใส่เลขหน้า

วิธีการก็ไม่ยากครับ

1. ผมก็พิมพ์ทุกอย่างให้เสร็จ (หรือจะไม่เสร็จก็ได้นะครับ)
2. การแทรกเลขหน้า
    2.1 ไปที่หน้าแรกของเอกสารเลยครับในที่นี้คือหน้าที่ 1 (ซึ่งอาจเป็นหน้าปก) แล้วไปเมนูแทรก เพื่อแทรกเลขหน้า ในที่นี้คือมุมบนด้านซ้ายครับ ซึ่งมันจะมีเลขหน้าที่มุมบนด้านซ้ายทุกหน้าครับ



    2.2 ไปที่เมนูเค้าโครงหน้ากระดาษ คลิกที่รูปสี่เหลี่ยมเล็กๆ ตรงมุมล่างด้านซ้ายของกรอบเมนูครับ



    2.4 จะมีเมนูตั้งค่าหน้ากระดาษแสดงขึ้นมาครับ ให้คลิกที่แท็บ เค้าโครงครับ
           คลิกเลือก หน้าคู่และหน้าคี่ต่างกัน  คือ จะสามารถพิมพ์เลขหน้าในหน้าคู่ และหน้าคี่ ที่ตำแหน่งต่างกันได้ครับ เช่น เราต้องการพิมพ์เลขหน้าที่เป็นเลขคี่ที่มุมบนด้านขวา พิมพ์เลขหน้าที่เป็นเลขคู่ที่มุมบนด้านซ้าย
           คลิกเลือก หน้าแรกต่างกัน คือ เราจะไม่ให้มีการพิมพ์เลขหน้าในหน้าแรก ของแต่ละ Section ครับ


    2.5 เมื่อเลือกได้ตามที่ต้องการแล้วคลิกปุ่มตกลงครับ ตอนนี้จะเห็นว่า
           เลขหน้าในหน้าแรกหายไปแล้ว เพราะ คลิกเลือก หน้าแรกต่างกัน
           เลขหน้าในหน้าคู่หายไป เพราะ คลิกเลือก หน้าคู่และหน้าคี่ต่างกัน

    2.6 ให้เลื่อนเอกสารไปหน้าที่ 2 แล้วไปเมนูแทรก เพื่อแทรกเลขหน้า คล้ายขั้นตอนที่ 2.1 แต่ในที่นี้เราจะเลือกแทรกที่มุมบนด้านซ้ายครับ ซึ่งจะทำให้หน้าคู่จะมีเลขหน้าที่มุมบนด้านซ้ายทุกหน้าครับ

จากข้อ 2 เราก็สามารถประยุกต์ใช้เรื่องการแทรกเลขหน้าได้แล้วนะครับ

3. จัดการแบ่งส่วน Section
    การแบ่งส่วน Section คือ แบ่งเอกสารออกเป็นส่วนๆ (Section) เหมือนการแยกเป็นคนละไฟล์ แต่การแบ่งส่วน Section นั้น เอกสารยังคงเป็นไฟล์เดิม ปกติเอกสาร 1 ไฟล์จะเป็น 1 Section โดยวิธีการมีดังนี้
    3.1 เลื่อนเคอร์เซอร์ไปตำแหน่งที่ต้องการแบ่งส่วน สมมุติผมต้องการแบ่ง หน้าปก(หน้าที่ 1 ตอนนี้ไม่มีเลขหน้าแล้ว) กับ คำนำ(หน้าที่ 2) ออกจากกัน ผมจะ เลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่บรรทัดสุดท้ายของหน้าที่ 1 (จุดที่ต้องการเริ่มแยก Section) แล้วไปที่เมนูเค้าโครงหน้ากระดาษ คลิกที่รูปสี่เหลี่ยมเล็กๆ ตรงมุมล่างด้านซ้ายของกรอบเมนู เหมือนขั้นตอนที่ 2.2
         ในรายการ เริ่มส่วนที่ เป็นการเลือกว่าจะแบ่งส่วน Section ออกเป็นแบบใด ในที่นี้เราต้องการแบ่งเป็นหน้าใหม่


         หลังจากนั้นให้เลือกว่าจะนำไปใช้กับเอกสารส่วนไหน ในที่นี้เลือก จุดนี้เป็นต้นไป
         จะทำให้ ตั้งแต่หน้า 2 เป็นต้นไป กลายเป็นส่วน Section ที่ 2 และเลขหน้า 2 ที่เคยมีก็จะหายไปด้วย เพราะเราได้เลือก "หน้าแรกต่างกัน" ไว้ ทำให้ หน้าแรกของ Section ที่ 2 ไม่แสดงเลขหน้า ซึ่งเราก็ไม่ต้องการให้แสดงเลขหน้าอยู่แล้วเพราะในที่นี้คือคำนำ


    3.2 ในมุมมองที่แสดงหัวกระดาษและท้ายกระดาษ จะสังเกตพบว่า
         เอกสารหน้าที่ 1 ส่วนหัวกระดาษ   จะเขียนว่า หัวกระดาษหน้าแรก -ส่วน 1-
                                   ส่วนท้ายกระดาษ จะเขียนว่า ท้ายกระดาษหน้าแรก -ส่วน 1-
         เอกสารหน้าที่ 2 ส่วนหัวกระดาษ   จะเขียนว่า หัวกระดาษหน้าแรก -ส่วน 2-
                                   ส่วนท้ายกระดาษ จะเขียนว่า ท้ายกระดาษหน้าแรก -ส่วน 2-

จากข้อ 3 เราก็สามารถประยุกต์ใช้แบ่งส่วน Section ภายในเอกสาร ให้กับส่วนต่างๆที่มีได้ เช่น ส่วนคำนำ ส่วนสารบัญ ส่วนเนื้อหาบทต่างๆ ส่วนบรรณานุกรม ส่วนภาคผนวก เป็นต้น โดยไม่ต้องแยกไฟล์กันนะครับ

*** ในแต่ละ Section สามารถกำหนดรูปแบบเลขหน้าที่ไม่เหมือนกันได้นะครับ เช่น สารบัญอาจจะกำหนดเลขหน้าให้เป็นตัวอักษร แต่เนื้อหากำหนดเลขหน้าเป็นตัวเลข

4. การปรับแต่งลำดับเลขหน้า
    ในกรณีที่เราต้องการตั้งค่าลำดับเลขเองนะครับ เช่น จากโจทย์ที่ยกตัวอย่างมา ผมจะแบ่ง Section ในทุกหน้าแยกกันหมด ตั้งแต่หน้าปก จนถึงหน้าแรกของบทที่ 1 ทำให้ทุกหน้าก่อนบทที่ 1 ไม่แสดงเลขหน้าเพราะทุกหน้าคือ 1 Section และในแต่ละ Section หน้าแรกจะไม่แสดงเลขหน้านั่นเอง ซึ่งตอนนี้เลขหน้าของบทที่ 1 ก็จะถูกนับมาจนไม่ใช่หน้า 1 แล้ว ดังนั้นเราจะมาแก้ไขให้ บทที่ 1 เริ่มนับเป็นหน้า 1
    โดยให้เลือนเคอร์เซอร์ ไปที่หน้าแรกของบทที่ 1 คลิกที่เมนู แทรก เลือก หมายเลขหน้า แล้วคลิกเลือก จัดรูปแบบหมายเลขหน้า
 


    โดยให้ระบุเลขหน้าที่ต้องการตรงส่วนของการใส่เลขหน้าว่าจะให้เริ่มที่เลขอะไร เช่น เริ่มที่เลข 1



ลองนำไปประยุกต์ใช้ดูนะครับ :D

6 ความคิดเห็น:

  1. แต่ผมมีปัญหาที่ชวนหัวเสียเอามาก ๆ ครับ
    เรื่องมันมีอยู่ว่า ผมแบ่ง section เป็น
    Section 1. หน้าปก
    Section 2. คำนำ , สารบัญ
    Section 3. เนื้อเรื่อง
    แต่ปัญหาที่เจอคือ section ของเนื้อเรื่องที่ควรจะเป็น section 3 ทั้งหมด
    แต่กลับมี section 5 เพิ่มขึ้นมาอีกอัตโนมัติ ทำไงละครับแบบนี้

    ตอบลบ
    คำตอบ
    1. เพิ่มเติมนะครับ คือ พอผมแบ่งให้มี section 3 แล้ว ผมก็ทำงานไปเรื่อย ๆ โดยการปล่อยให้โปรแกรมขึ้นหน้าใหม่เอง ซึ่งผมไม่ได้ไปแบ่งส่วนอะไรมันอีก แล้วทำไมมันจึงเกิด section 5 ขึ้นมาได้ครับ ผมสังเกตุดู 2 ครั้งแล้ว ผมแบ่งแบบนี้แหล่ะ แต่ section 3 หน้าที่ 3 (เนื้อเรื่องหน้า 3) มันดันขึ้นต้นเลขหน้าใหม่ เพราะมันแบ่งเป็น section 5 เองอัตโนมัติ ผมไม่รู้จะพูดยังไงครับ คือหมั่นไส้มากมาย

      ลบ
  2. ของผมไส่ได้แต่หน้าแรก อ่ะครับ คือได้แต่เลขหนึ่ง หน้าต่อไปมันไม่รันไห้อ่ะครับ ทำไงครับ

    ตอบลบ
  3. ขอบคุณมากนะครับ มีประโยชน์มากๆเลย

    ตอบลบ